Am Anfang meiner Kleingewerbe-Selbstständigkeit – das war Ende 2018 – habe ich die paar Rechnungen, die ich im Jahr hatte, per Hand geschrieben. So lange, bis ich in die Vollzeit-Selbstständigkeit gestartet bin. Da war klar, jetzt muss was professionelles hin. Die Buchhaltung ist relativ einfach, wenn man sie mal verstanden hat, doch der Weg dahin kann etwas intensiver sein. Deshalb bin ich froh, mich von Anfang an für ein Programm (Anfangs SevDesk, jetzt Lexoffice) entschieden zu haben, das mir die Buchhaltung so einfach wie nur möglich macht. Über die digitale Buchhaltung schreibe ich nicht nur Angebote und Rechnungen, sondern mache auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung, verknüpfe Ausgaben und Einnahmen mit meinem Geschäftskonto und habe meine Zahlen immer im Blick.
Die Herausforderungen der Buchhaltung
Wenn ich mir vorstelle, wie viel Zeit draufgehen würde, wenn ich meine Buchhaltung von Hand machen müsste, ist erschreckend. Ich habe erst heute meine Buchhaltung für diesen Monat abgeschlossen. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss (zumindest bei mir) bis zum 10. eines Monats passiert sein. Ein guter Grund, um auch alle anderen Buchhaltungsgeschichten vor dem 10. zu erledigen. Das sind die To-Do’s bei der Buchhaltung:
- Belege hochladen
Alle Rechnungen, die ich selbst erhalten habe, werden in das Programm geladen. Das ist wichtig, damit die Steuern, die ich eingenommen habe und die, die ich selbst zahlen muss, direkt miteinander verrechnet werden können. Die Belege werden kategorisiert, damit die richtige Ausgaben-Art hinterlegt ist. - Belege mit Zahlungen verknüpfen
Ich habe ein Business-Konto, von dem ich geschäftliche Rechnungen zahle und meine Überweisungen von Kunden erhalte. Mit der Verknüpfung in der digitalen Buchhaltung kann ich die verschiedenen Belege direkt mit einem Zahlungs-Aus- oder -Eingang verknüpfen. Dadurch sehe ich, welche Belege fehlen und welche Belege noch gezahlt werden müssen. - Rechnungen stellen
Wer viel arbeitet, sollte ab und zu auch eine Rechnung stellen. Statt nach jedem Projekt direkt eine Rechnung zu stellen, habe ich dafür fixe Tage, an denen ich alle fälligen Rechnungen schreibe. Direkt aus dem digitalen Buchhaltungsprogramm kann ich diese per Mail an den jeweiligen Kunden versenden. - Umsatzsteuer-Voranmeldung versenden
Der letzte Schritt, den ich monatlich zu tun habe, ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung zu versenden. Dafür müssen alle Belege eingebucht und mit einer Zahlung verknüpft sein. Dann ist es nur noch ein Klick und die Anmeldung geht automatisch ans Finanzamt.
Die 4 Punkte sind schnell erledigt, doch das würde ganz anders aussehen, wenn ich die Buchhaltung jeden Monat händisch erledigen müsste. Ellenlange Excel-Listen und ausgedruckte Belegseiten wären die Folge. Ich bin froh, meine digitale Buchhaltung gefunden zu haben.
Was kann die digitale Buchhaltung?
Die Frage ist hier eher, was kann sie nicht. Die Programme zur digitalen Buchhaltung sind umfangreich ausgestattet und erleichtern mir daher mein Selbstständigen-Dasein signifikant. Hier sind die wichtigsten Punkte, die ein Buchhaltungsprogramm kann:
- Angebote und Rechnungen schreiben
Hinterlege ein mal das Layout für Angebote und Rechnungen, vergib eine fortlaufende Nummer und schreibe locker-flockig ein Angebot und eine Rechnung nach der anderen. - Kontakte pflegen
Deine Kunden, Lieferanten und mehr kannst du als Kontakte anlegen. Dadurch kannst du Angebote und Rechnungen noch schneller erstellen und zuweisen. Das ist auch top, um das Kundenverhalten zu analysieren. - Inventar pflegen
Wenn du wiederkehrende Produkte oder Leistungen hast, kannst du ein Inventar anlegen und dieses einfach für die Angebote und Rechnungen verwenden. Das spart nochmal viel Zeit. - Lohnabrechnung machen
Wenn du Mitarbeitende hast, ist das Thema Lohnabrechnung für dich interessant. In gewissen Buchhaltungssystemen kannst du diese Leistung dazubuchen und automatisch Abrechnungen erstellen. - Reporte erstellen
Erstelle easy eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Aus den Buchhaltungssystemen kannst du sinnvolle Reporte exportieren, die zum Beispiel sinnvoll für die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater / einer Steuerberaterin sind.
Welches Programm für die digitale Buchhaltung?
Ich habe in meinem Dasein als Selbstständige zwei Systeme getestet, mit denen ich super zufrieden war. Diese möchte ich dir jetzt kurz vorstellen. Beide finde ich top und kann dir deshalb nur empfehlen, beide mal zu testen und dich dann für eines zu entscheiden. Ich möchte nicht sagen, dass die Buchhaltung jetzt mehr Spaß macht, aber sie nervt jedenfalls nicht 🙂
Digitale Buchhaltung mit SevDesk
Mit SevDesk* bin ich damals in die Vollzeit-Selbstständigkeit gestartet. Das Programm kann, was ein gutes Buchhaltungsprogramm können muss. Der Support ist top, die Bedienung intuitiv und manchmal etwas benutzerfreundlicher als bei anderen Systemen. Im Dashboard hat man perfekten Überblick über alle relevanten Zahlen und den sogenannten Buchhaltungs-Score. Dieser beschreibt quasi, wie es um deine Buchhaltung steht und ob in dem Bereich noch To-Do’s offen sind. Insgesamt war ich mit SevDesk sehr zufrieden und bin hauptsächlich gewechselt, weil ich die Chance hatte Lexoffice für 6 Monate kostenlos zu teste.
Digitale Buchhaltung mit Lexoffice
Lexoffice* nutze ich seit etwas über einem Jahr und kann auch hier sagen, dass die digitale Buchhaltung damit easy zu erledigen ist. Was ich an Lexoffice besonders schätze, ist die einfache Lohnabrechnung, die ich für meine Mitarbeiterin monatlich erstelle. Von der Lohnbescheinigung, über die Bezahlung hin zur Meldung bei der Berufsgenossenschaft passiert alles direkt in Lexoffice. Ansonsten schreibe ich mit dem Programm meine Angebote und Rechnungen, mache die Umsatzsteuer-Voranmeldung und exportiere Berichte für meinen Steuerberater.
Einstieg in die digitale Buchhaltung
Ob du am Anfang deiner Selbstständigkeit stehst oder schon länger ein Unternehmen führst – die digitale Buchhaltung hält nur Vorteile für dich bereit. Die übersichtliche Bearbeitung, die geringere Fehleranfälligkeit und die Unterstützung mit der KI machen die digitale Buchhaltung zu einem Muss für alle Selbstständigen, die effizient diesen Teil ihrer To-Do’s erledigen wollen. Mein Tipp: Teste jeweils SevDesk und Lexoffice kostenlos und entscheide dich dann für das Programm, mit dem du deine Buchhaltung besser meistern kannst. Sprich ggf. auch mit deinem Steuerberater / deiner Steuerberaterin, mit welchem Programm dich diese/r besser unterstützen kann.
